[효율적인 회의문화 만들기] 모든 회의를 녹화해야 하는 7가지 이유

오늘날 많은 조직은 비생산적이고 비효율적인 회의 때문에 회의를 업무 생산성을 떨어뜨리는 대표적인 생산성 킬러로 인식하고 있습니다. 아틀라시안에 따르면 미국 직장인의 절반(50%)은 회사에서 가장 큰 시간 낭비는 회의라고 말하고 있습니다. 직장인 한 명이 참석하는 업무 회의는 월 평균 62건, 비생산적인 회의로 소요되는 시간은 한 달 평균 31시간입니다. 직장인은 하루 평균 두 번 꼴로 회의에 참석하지만 회의 내용이 별 영양가가 없다 보니 대부분의 직장인들은 집중하지 못하는 것으로 보고되고 있습니다.

 

그렇다면 회의 문화 혁신을 위한 구체적인 해결책은 무엇일까요? 

 

글로벌 기업들이 발견한 해결책은 간단합니다. 모든 회의를 녹화하는 것입니다. 회의 녹화는 회의 문화 혁신을 위한 대표적인 아이디어로 최근 빠르게 관심을 끄는 솔루션입니다. 대면회의든 화상회의든 상관없이 회의를 녹화하면 직원들이 회의에 소요하는 시간을 최소화하고 효과는 극대화할 수 있습니다. 다음은 모든 회의를 녹화해야 하는 7가지 강력한 이유입니다. 

1. 회의를 놓치지 않습니다

회의를 녹화하게 되면 바쁜 직원들은 자신들의 일정을 잘 관리할 수 있게 됩니다. 무조건 먼저 잡힌 회의에 참석하는 것이 아니라 나름대로의 우선순위를 정합니다. 특히 자신의 영향력이 큰 회의일수록 더 많은 시간을 할당하며, 참석이 어려운 낮은 우선순위 회의는 녹화 영상으로 대신할 수 있습니다.

프로젝트를 진행하는데 있어 필요한 시점에 필요한 사람들을 동시에 모이도록 하는 것은 어려운 일입니다. 물론 화상회의를 통하면 지리적 장벽은 해결할 수 있지만, 같은 시간에 다른 일정이 겹치거나, 시간대가 다른 나라의 동료들과는 일정 조율이 쉽지 않습니다.

하지만 회의 영상과 프레젠테이션 영상을 모두 녹화하면 회의실에 참석한 사람처럼 회의 내용을 생생하게 파악할 수 있습니다. 녹화된 영상은 회의에 참석하지 못한 사람이나 조직 내 다른 사람들과도 공유할 수 있어 회의에서 논의됐던 동일한 내용을 모든 사람들이 왜곡 없이 참조할 수 있습니다.

2. 회의의 집중도를 높입니다

회의를 영상으로 녹화하면 회의에서 발표되고 논의된 모든 내용을 정확하게 기록할 수 있습니다. 참석자들이 녹화한다는 사실을 알게 되면 회의 중 별도 메모를 하지 않아도 되기 때문에 참석자들은 토론에 집중할 수 있어 회의가 더욱 효과적으로 진행됩니다.

또한 회의 주최자는 회의 직후 컴퓨터에 앉아서 회의 결정사항이나 다음 작업 항목 등 회의록을 정리하여 팀 구성원들에게 보내곤 합니다. 하지만 회의를 녹화하면 이런 중복 작업은 더 이상 필요하지 않고, 간단히 회의 영상 링크를 보내면 됩니다. 이것은 팀이 프로젝트에 더 많은 시간을 쏟고 집중할 수 있도록 합니다.

회의는 의견을 교환하고 정보를 공유하는 등 프로젝트를 진행하는데 필수적인 요소지만, 여전히 시간적인 동시성이라는 제약이 있습니다. 회의를 녹화하여 비동시성 커뮤니케이션이나 협업 툴과 결합하면 더욱 완전하고 유용해집니다.

일반적으로 사람들은 회의가 끝나도 이메일, 문서 공유, 슬랙 같은 툴을 활용하여 협업을 계속하곤 합니다. 회의를 녹화한 후 다른 메시징 채널에 영상 속 특정 토론 순간의 링크를 공유하거나, 비디오 플랫폼에 회의 영상을 업로드하면 댓글을 남길 수 있고, 쓰레드 토론을 계속할 수 있습니다.

3. 사실을 완벽하게 기록합니다

회의는 여러 사람이 모여서 많은 정보를 가지고 논의하므로 이메일로 주로 받는 방식보다 더 빨리 합의에 도달할 수 있어 가치가 있습니다.

수기로 작성하는 메모나 회의록 심지어 오디오 녹음도 회의를 기록하는데 한계가 있습니다. 회의 중에 사용된 슬라이드, 화면 공유 및 화이트보드와 같은 비쥬얼 요소가 있는 토론과 결정 과정을 온전히 캡쳐할 수 없습니다. 특히 회의록은 쓰는 사람의 관점에 따라 영향을 받을 수 있어 자신이 중요하게 여기는 부분을 위주로 문서화를 하게 됩니다.

반면에 영상 녹화는 있는 사실을 정확히 캡쳐하므로 누가 무슨 말을 했는지, 어떤 사항이 구체적으로 공유되었는지, 어떤 결정이 내려졌는지, 어떤 후속 조치가 정해졌는지를 정확히 알 수 있습니다.

4. 업무 지식을 빠르게 습득합니다

녹화된 회의는 새로운 팀원을 위한 교육 목적으로 사용할 수 있습니다. 신규 직원에게 회의 진행 방식과 회사의 문화 및 가치를 이해하도록 도울 수 있습니다. 또한 진행 중인 프로젝트의 목표와 진행 상태를 빠르게 브리핑할 때 이전 회의 기록은 매우 유용합니다.

새로운 팀원이 빠르게 업무 지식을 습득하고 프로젝트에 기여할 수 있도록 하는 것은 프로젝트 관리자에게 달려있습니다. 새로운 팀원 교육을 위해 다른 팀원들의 작업을 일시 중지하고 프로젝트 설명을 하는 대신 과거 회의 녹화 기록을 살펴봄으로써 프로젝트 작업을 시작하는데 필요한 모든 세부 정보를 빠르게 습득할 수 있습니다.

5. 중요한 결정 과정을 이해합니다

중요한 프로젝트나 사업 분기가 종료되었을 때, 대부분의 조직들은 ‘사후분석’을 통해 어떻게 그런 결과가 만들어졌는지, 향후에 수행해야 할 작업이 무엇인지를 검토하는 것을 매우 중요하게 생각합니다.

오랜 기간에 걸쳐 많은 사람이 투입된 규모가 큰 프로젝트나 사업에서 중요한 결정, 결정적 도움이 된 중요한 순간과 인물, 합의에 따른 적절한 조치를 정확히 기억하기란 사실상 어렵습니다.

검색 가능한 회의 영상 아카이브와 회의록은 성공적인 프로젝트와 성공적이지 않았던 프로젝트를 통해 배우고자 하는 사람들에게 결정적 통찰을 제공할 수 있습니다.

6. 영상 지식 라이브러리를 구축합니다

직원들은 자신이 보유하고 있는 업무 지식과 정보를 공유하고 싶어하지만, 실제로 그것은 자신에게 양날의 검이 될 수 있습니다. 유용하거나 통찰력 있는 지식을 회의에서 공유하면 다른 직원들은 일을 쉽게 할 수 있지만, 자신에게는 추가적인 일이 생겨 자신의 일을 하는데 방해가 되는 경우가 종종 있습니다.

회의를 녹화하여 영상 라이브러리를 구축하면 해당 전문가의 발언이나 문서 작업을 추가적으로 요청할 필요가 없고, 다른 직원들은 간단하게 원본 녹화 영상을 통해서 해당 전문가의 발언 순간을 찾아 열람하면 됩니다. 

또한 회의 중에 공유된 지식과 정보를 캡쳐하면 전문가가 회사를 떠나더라도 그들이 가진 가치 있는 통찰을 언제든지 검색하고 참조할 수 있는 영상 지식 라이브러리를 구축함으로써 회사의 지적 자산을 축적할 수 있습니다.

7. 투명한 회의 문화를 촉진합니다

비공개 회의에서는 업무 생산성 저하에 영향을 주거나, 직원들간의 관계나 사기 저하에 영향을 주는 말과 행동이 자주 발생합니다. 회의를 녹화하면 효과적인 회의 진행을 통해 기업 문화의 투명성을 촉진하는 깊은 통찰을 얻을 수 있습니다. 이것은 직원 개인의 성장과 발전을 코칭하고 지원하는데도 많은 도움이 될 수 있습니다.

회의를 녹화하게 되면 회의 주최자는 자신의 회의 진행 방식에 대해 스스로 돌아볼 수 있게 됩니다. 또한 관리자 입장에서는 녹화된 회의를 모니터링하여 직원이 개선해야 할 영역을 찾아서 커뮤니케이션이나 협업 기술에 대한 조언을 함으로써 보다 생산적인 회의가 될 수 있도록 합니다.

결론적으로 

대부분의 조직은 회의가 업무에 미치는 영향을 잘 알지 못합니다. 회의에 소요되는 시간이나 작업 일정 등을 알려주는 단편적인 솔루션은 있지만, 의사 소통이나 협업 및 의사 결정 과정을 개선하고, 회의나 대화 기록을 위한 법적 요건을 준수하며, 동시에 투명한 회의 문화를 촉진하여 조직 전체에 영향을 미치는 해결책이 있다는 사실은 잘 모르고 있습니다.

위안소프트의 회의 녹화 솔루션은 기업에서 발생하는 모든 회의를 녹화·보관·활용함으로써 회의 문화를 발전시켜서 업무를 효율적으로 운영하는데 필요한 방법을 배우고 결정하는데 도움이 됩니다. 회의 녹화가 줄 수 있는 새로운 업무적인 통찰을 경험해 보시기 바랍니다.

 

 

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