회의록, 이제 AI가 대신 씁니다: AI 기반 회의기록시스템, ‘위안라이브레코더’

 

“이 회의는 누가 정리하시죠?” 

회의가 끝날 때 어김없이 나오는 질문입니다. 순간, 모두의 시선이 잠시 서로를 향하다 곧 허공을 맴돌고 맙니다. 회의 내용이 많았던 날일수록 정리자는 부담을 느끼고, 종종 회의의 본질보다 기록에 대한 스트레스로 이어집니다.

그래서 우리는 항상 중요한 회의 내용을 부정확하게 기억하거나, 아예 회의록 작성을 포기하기도 합니다. 누군가는 수기로 빠르게 받아 적고, 또 누군가는 녹음 파일을 돌려 들으며 정리하지만 결국 시간은 배 이상 소모되어도, 기록은 사람마다 다르게 남는 경우가 허다합니다. 그 문제를 이제  AI 기술이 대신 해결해줄 수 있다면 어떨까요?

 

AI가 회의에 직접 ‘참석’하는 시대

㈜위안소프트는 회의 녹화 솔루션인 ‘위안라이브레코더’에 자사의 AI 기반 회의봇인 ‘윈봇(WynnBot)’과 내·외부 LLM을 결합하여, 회의의 전 과정을 자동으로 녹화·기록·요약·보존하는 회의기록시스템을 구현했습니다.

이 시스템은 단순히 영상만 저장하는 것이 아니라, 회의에 실제 사람처럼 회의봇이 참가하여 회의를 듣고, 발언을 인식하고, 주요 내용을 요약하며, 회의가 끝나자마자 회의록과 요약 보고서를 자동으로 생성해 줍니다. AI가 보이지 않는 자리에서 기록과 정리를 대신 해주는 시대, 그 변화는 이미 현실이 되었습니다.

 

	AI 기반 회의기록시스템의 도입 효과
	행정 효율성: 회의록 작성 시간 70% 이상 절감
	기록 정확성: 발언자별 요약 정리로 내용 누락/오류 방지
	연속성 강화: 전·현직 간 업무 인수인계 및 감사 대응에 탁월
	데이터 자산화: 정책/의사결정 이력 활용 향상으로 생산성 제고

 

어떤 방식으로 작동할까요?

AI 기반 회의기록시스템은 회의 일정을 사전에 등록하거나 외부 캘린더(Google Calendar 등)와 연동하여 자동으로 회의 정보를 인식합니다. 지정된 시간에 맞춰, 가상 참석자인 ‘윈봇’은 회의에 자동 입장하여, 회의 전 과정에 거쳐 회의 화면과 음성을 실시간으로 캡처하고, 이를 레코딩 서버로 전송하게 됩니다.

회의가 시작되면 관리자는 웹 기반 대시보드를 통해 회의 상황을 ‘실시간 모니터링’할 수 있습니다. 또한 ‘실시간 재전송’ 기능을 구성하면 현장에 올 수 없는 원격 사용자들에게 스트리밍 플랫폼을 통해 대규모 실시간 중계도 가능합니다.

회의가 진행되는 동안 AI는 회의 음성을 텍스트로 변환(STT)하고, 발언자별로 내용을 구분해 저장합니다. 결합된 LLM 모델은 주요 발언과 핵심 결론, 액션 아이템 등을 자동으로 추출하고, 회의가 끝나는 대로 회의록과 요약 리포트를 자동 생성합니다. 이 결과는 문서로 저장되거나, 필요 시 회의 참석자에게 자동 발송됩니다.

최종적으로 모든 회의 자료는 레코딩 서버에 안전하게 저장되며, 주제·참석자·날짜·태그를 기준으로 검색 가능한 형태로 아카이빙됩니다. 관리자와 일부 사용자는 웹을 통해 회의 기록을 열람하거나 과거 회의를 쉽게 조회할 수 있으며, 보안 설정과 감사 로그도 함께 관리할 수 있습니다.

이 시스템은 단순히 ‘녹화’하는 수준을 넘어, 회의 녹화 자동화와 동시에 정책 이력 관리, 감사 대응, 업무 인수인계 등 공공기관과 기업의 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있는 고도화된 AI 기반 디지털 회의 인프라입니다.

 

누구에게 필요한 시스템일까요?

아마도 지금 이 글을 읽고 계신 바로 ‘당신’일 수도 있습니다. 회의를 주재하거나 참석하면서, 언제나 기록을 걱정했던 사람. “오늘 중요한 이야기였는데, 누가 정리하지?”라는 말을 자주했었던 사람. 중요한 보고 직전에 급하게 회의 파일을 정리하던 실무자. 발언이 엇갈리고 요점이 흐릿해진 회의록을 다시 고치느라 밤늦게까지 모니터를 바라봤던 관리자라면 이 시스템이 왜 필요한지 단번에 느끼실 겁니다.

• 행정기관: 부서 회의, 보고 회의, 정책 회의,  실·국장 회의처럼 정확한 기록과 결정 이력을 남겨야 하는 경우
• 공공기관: 회의 기록을 통해 감사 대응과 기록 관리를 강화
• 교육기관: 교무 회의나 간담회 등을 공정하게 기록
• 일반기업: 각종 회의 후 요약과 액션 아이템 정리가 중요

결국 ‘정확한 기록이 곧 신뢰와 실행력’이 되는 모든 조직, 그곳이 바로 이 시스템이 필요한 곳입니다.

 

기록을 넘어서, 디지털 자산으로

‘기록’은 단순하게 보존이 아닙니다. 잘 정리된 기록은 업무의 연속성을 보장하고, 효율적인 정책 판단의 근거가 됩니다.

㈜위안소프트는 ‘기록’을 ‘자산’으로 만들기 위해 AI 기반 회의기록시스템을 제안합니다. 영상회의 기술과 AI 기술을 융합한 이 솔루션은 회의 문화의 새로운 기준이 되어 줄 것입니다. 더 똑똑한 회의, 더 정확한 기록, 더 효율적인 업무를 원하신다면 지금 바로 AI 기반 회의기록시스템을 도입해 보세요.

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